Viacpobočkové optiky

TISS dokáže prepojiť toľko pracovisk a skladov, koľko je potrebné, bez ohľadu na počet lekárov alebo pobočiek. Prepracovaný systém privilégií umožňuje bezpečnú správu zamestnancov tak, aby mal každý prístup len tam, kam patrí. Bezpečnosť údajov vašej firmy a vašich pacientov je prvoradá.


Predaj a vyšetrenia

Evidencia zákaziek, maloobchodný predaj
Tiss Optik umožňuje predávať produkty a služby zákazkovým systémom. Každá zákazka môže byť viazaná na klienta alebo anonymný predaj. V zákazke sa evidujú kompletné informácie o predaji: produkty, identifikácia klienta, údaje do výroby a prípadné nálezy lekára/optometristu.
Predaj je priamo spojený s registračnou pokladnicou či terminálom.
Fakturácia
TISS Optik podporuje aj možnosť nielen maloobchodu, ale aj predaja na faktúru so splatnosťou. K samotným zákazkám je možné vytvárať viacero dokumentov - dodacie listy, zálohové faktúry, objednávkové formuláre a iné. Jedným z týchto dokumentov je aj faktúra.
Systém predaja na zálohu
Výroba pomôcok na mieru je podmienená zálohou, v predaji sa ku konkrétnej zákazke eviduje zaplatená záloha, doplatok klient uhradí po prevzatí hotového výrobku. Informácia o hotovom výrobku mu príde automaticky formou SMS, nie je potrebný telefonát od predajcu. Klient tak vie, že jeho okuliare sú hotové a obsluha nestráca čas telefonovaním. Odosielanie SMS je vecou nastavení optiky.
Pracovná karta (zákazkový list) zákazníka/pacienta
Pre výrobu okuliarov je potrebné evidovať špeciálne parametre. TISS Optik umožňuje každej optike zvoliť si tie, ktoré chce používať. Je možné používať alebo skryť vypĺňanie osí, subjektívnych hodnôt a podobne. Pracovná karta slúži ako podklad pre výrobu okuliarov.
Refrakčná karta pacienta
Po vyšetrení sa zistené údaje zapíšu do refrakčnej karty pacienta, ktorá sa ukladá ku konkrétnemu zákazníkovi. Všetky údaje sú na jednom mieste, aj v budúcnosti je tak možné spätne prezrieť “históriu” zákazníka/pacienta. Z refrakčnej karty je následne možné preberať údaje do pracovnej karty na výrobu okuliarov. Používanie refrakčnej karty nie je povinné, niektoré očné optiky ich nepotrebujú.
Automatické prenášanie údajov z refrakčnej do pracovnej (zákazkovej) karty
TISS na jeden klik automaticky prenesie údaje z refrakčnej karty do pracovnej karty. Žiadne ručné prepisovanie, ale okamžitý prenos.
Komunikácia s ERP
Nie je potrebné realizovať predaj v systéme TISS aj cez pokladnicu. TISS Optik odosiela údaje priamo do pokladnice, ktorá tlačí bloček automaticky.
Automatické generovanie dávok pre poisťovne (738)
V prípade, ak zasiela očná optika dávky do zdravotnej poisťovne, tieto sú generované zo systému TISS Optik na konci mesiaca automaticky na základe analýzy predaných pomôcok pacientom, ktorí majú na úhradu zdravotnej poisťovne nárok. TISS Optik priamo analyzuje vek zákazníka a jeho nárok na úhradu zdravotnou poisťovňou, na základe toho potom dávky vyexportuje. Stačí ich už iba nahrať na USB kľúč a poslať spolu s faktúrou alebo nahrať priamo do elektronického systému zdravotnej poisťovne.
Štatistika predaja (tržieb, marží, výkonností pobočiek…)
Štatistika výkonnosti konkrétnych predajcov, najziskovejšej služby či produkty, výkony jednotlivých pobočiek, ak ich je v sieti viacero.
Zákaznícke/zľavové karty
Zákaznícke alebo zľavové karty zvyšujú predajnosť. TISS Optik vie priradiť rôznym zákazníkom alebo kategóriám zákazníkov rôzne preddefinované zľavy. Zľavy je možné okrem kariet individuálne uplatňovať pri každom predaji. Ich výška a oprávnenia pre obsluhu sú vecou nastavenia tak, aby obsluha nemohla dať vysokú zľavu alebo aby zľavu nezískal zákazník, ktorý na ňu nemá nárok. Evidencia takýchto kariet je vhodná aj pre ďalší marketing a štatistiky úspešnosti rôznych kampaní pre podporu predaja.
História zákazky (kedy bola vytvorená, zaplatená záloha atď.)
Ku každému vyšetreniu alebo zákazke je evidovaná aj jej história, preto sa dá nahliadnuť do starších údajov. Rovnako aj k aktuálnym údajom o produktoch v nej, hodnotách zadaných do výroby skiel, cene, zaplatenej zálohe. V zákazkách sa dá vyhľadávať podľa množstva parametrov - kto zákazku vytvoril, podľa čísla objednávky, dátumov a ďalších vlastností.
Filtrovanie zákaziek
Zákazky v predaji je možné filtrovať na základe mnohých parametrov: podľa predajcu, zákazníka, dátumu vytvorenia, ceny zákazky, dátumového rozpätia, pobočky, kde bola zákazka realizovaná a ďalšie.
Exporty do XLS alebo do účtovníctva, doručovateľských služieb
TISS Optik umožňuje viacero druhov exportov dát nielen do XLS súboru, ale aj do vybraných účtovníckych programov. Tým sa zjednoduší práca účtovníkov, ktorí tak majú možnosť prijímať automaticky doklady v elektronickej podobe priamo do účtovného softvéru. Ak optika zasiela produkty na dobierku alebo poštou, TISS Optik má vytvorenú aj komunikáciu pre zadávanie zásielok priamo do systémov vybraných doručovateľských spoločností.
Reklamácie
Modul slúži na evidenciu reklamácií. Obsluha vyplní reklamačný protokol, ktorý systém vytlačí 3x (jeden pre zákazníka, jeden pre optiku, jeden na zaslanie s poškodeným produktom). Po prihlásení do systému je na viditeľnom mieste výrazná informácia o nevybavených reklamáciách, obsluha ich má stále “na očiach” a na žiadnu sa tak nezabudne.
Cenotvorba
Systém umožňuje tvoriť ceny produktov na základe vzorcov spojených s nákupnými cenami, na základe požadovanej marže alebo podľa vlastného rozhodnutia. S cenotvorbou úzko súvisí aj možnosť priznávať rôzne typy zliav vybraným zákazníkom alebo zliav na základe načítania zákazníckej karty vašej optiky. Ak má obsluha povolené príslušné práva, môže dať mimoriadnu zľavu aj priamo pri predaji.
SMS notifikácie o hotových okuliaroch či pripomienky o vyšetrení
Systém TISS je prepojený s SMS serverom, prostredníctvom ktorého viete informovať svojich zákazníkov nielen o novinkách či akciách, ale systém TISS vie odosielať SMS o prijatí objednávky, jej odoslaní alebo o tom, že pacienta čakajú vyrobené okuliare na pobočke. Situácií a možností SMS notifikácií je veľa, v systéme TISS sa dajú nastaviť viaceré momenty automatického zasielania SMS správ klientom. Nie je potrebná žiadna SIM karta, žiaden telefón ani SMS brána, systém TISS odosiela SMS správy na jeden klik.
Imidžová práca cez tablet
TISS pracuje aj na tablete, personál tak priamo obsluhuje systém a vypĺňa údaje o pacientovi priamo napríklad vo vyšetrovni, kde nemusí byť počítač. Z tabletu je možné poslať tlačovú zostavu (pracovnú či refrakčnú kartu) priamo do tlače.

Adresár a databázy pacientov/klientov

Karta klienta/pacienta
Každý zákazník/klient/pacient má v systéme svoju kartu s identifikačnými údajmi. Sú k nemu evidované všetky jeho doterajšie nákupy, zákazky s pracovnými kartami (zákazkovými listami) a refrakčnými kartami (ak sa evidujú).
Databáza podľa rôznych vlastností a kategorizácia klientov
Databázu klientov je možné kategorizovať podľa potreby. Každá optika má vlastnú politiku kategorizácie pacientov, TISS Optik umožňuje zaradzovať klientelu do kategórií, ktoré si optika zvolí sama. Kategorizácia je vhodná najmä kvôli štatistikám predaja alebo podpore predaja. Najčastejšie kategorizácie sú: “VIP klient”, “Dieťa”, “Pacienti od Dr. XYZ” a iné, na základe ktorých vie optika pripraviť špeciálnu promo akciu pre vybraných pacientov.
História zákaziek a vyšetrení pacienta
Každý pacient/zákazník má v TISS Optik evidenciu všetkých vyšetrení, predajov a okuliarov, ktoré v optike získal. Sú k nemu evidované všetky jeho doterajšie nákupy, zákazky s pracovnými kartami (zákazkovými listami) a refrakčnými kartami (ak sa evidujú).
Meniny a narodeniny pacientov
Pre podporu predaja systém TISS Optik eviduje narodeniny a meniny každého klienta. Systém TISS dokáže odosielať napríklad automaticky SMS s jednorazovou 10€ “narodeninovou” zľavou presne v deň sviatku klienta. Možností, kedy vie TISS sám kontaktovať zákazníka, je veľmi veľa, závisí na rozhodnutí manažmentu, ako pristúpi ku kontaktu so svojimi zákazníkmi.

Evidencia nákupu od dodávateľov

Evidencia došlých faktúr, dodacích listov
Dodacie listy k tovarom a prijaté faktúry sa evidujú v TISS Optik v tom prípade, ak sa realizuje aj skladové hospodárstvo. Niektoré optiky evidujú sklad len v účtovníctve a prijaté doklady neevidujú. Modulárnosť a možnosť upraviť TISS Optik priamo pre potreby každej optiky tak umožňuje prispôsobiť, čo a do akej miery sa bude evidovať.
Štatistika marží/nákupu
Ak sa dôsledne evidujú prijaté doklady s nákupnými cenami tovarov, TISS Optik ponúka rozsiahle možnosti evidencie marží a úpravy predajných cien tak, aby bola dodržaná žiadaná ziskovosť produktov. Štatistiky je možné exportovať do XLS a ďalších dátových typov súborov.

Sklad a skladové hospodárstvo

Skladová karta
Každý produkt má priradenú skladovú kartu, kde sa eviduje jeho názov, predajná cena. Ak optika využíva aj skladové hospodárstvo, eviduje sa aj nákupná cena, marža a štatistiky o predaji tohto tovaru.
Skladové hospodárstvo
Ak sa evidujú prijaté dodacie listy a došlé faktúry, je možné evidovať aj stavy skladov a tým pádom mať kompletné skladové hospodárstvo vrátane pohybov, inventúr a výstupov pre účtovníctvo.
Hladinové riadenie zásob
V prípade, ak klesne počet zásob konkrétneho produktu pod nastavenú úroveň, systém automaticky notifikuje zodpovednú osobu o potrebe objednať požadovaný počet kusov. Tieto notifikácie sú generované podľa očakávaného predaja na základe minulosti a na základe nastavení produktu.
Tlač cenníkov, etikiet, inventúrnych zostáv
TISS Optik tlačí zostavy cenníkov, inventúrne zostavy, rôzne výstupy pre účtovníctvo. Zároveň je možné tlačiť 5 rôznych typov etikiet (cenoviek) na predávané produkty aj s čiarovými kódmi. Čiarové kódy veľmi uľahčujú prácu nielen pri predaji, ale aj pri inventúre.
Presuny medzi pobočkami
Ak má optika viacero pobočiek vo svojej sieti, obsluha môže vidieť stavy skladov ostatných pobočiek, čím vie zákazníkovi ponúknuť alternatívu, kde svoje okuliare nájde skôr alebo si ich pobočka vyžiada a presunie z inej optiky k sebe. Presuny medzi pobočkami majú dôležitú výpovednú hodnotu v skladovom hospodárstve.

Práca v optike

Prikladanie súborov k zákazke/vyšetreniu
K vyšetreniu optometristom alebo optikom je možné z vášho počítača alebo špecializovaného zariadenia pripojiť aj súbory, napríklad fotografie. Tieto fotografie sa evidujú a pre vyšetrujúcu obsluhu je tak možné sledovať vývoj nálezu v čase. Je možné pripojiť aj sken vyšetrenia od lekára alebo iné súbory.
Vkladanie historických hodnôt
Pri evidencii pacienta je možné vložiť do systému aj jeho pôvodné hodnoty, ak nimi obsluha disponuje. Do aktuálnej pracovnej karty na výrobu okuliarov je možné preniesť ktorékoľvek hodnoty z predchádzajúcich vyšetrení. To, ktoré hodnoty bude optika evidovať, je na voľbe optika, TISS Optika má rozšírené aj základné pracovné a refrakčné karty podľa toho, či sú alebo nie sú potrebné.
Generovanie dávok pre ZP
V prípade, ak zasiela očná optika dávky do zdravotnej poisťovne, tieto sú generované zo systému TISS Optik na konci mesiaca automaticky na základe analýzy predaných pomôcok pacientom, ktorí majú na dotáciu zdravotnej poisťovne nárok. TISS Optik priamo analyzuje vek zákazníka a jeho nárok na úhradu zdravotnou poisťovňou, na základe toho potom dávky vyexportuje. Stačí ich už iba nahrať na USB kľúč a poslať spolu s faktúrou alebo nahrať priamo do elektronického systému zdravotnej poisťovne.
Automatické bodovanie výkonov
Bodovanie výkonov súvisí s generovaním dávok pre zdravotné poisťovne. Každý úkon má v databáze priradený počet bodov, tieto body následne TISS Optik vygeneruje do plnohodnotnej dávky pre zdravotnú poisťovňu. Body sú aktualizované vždy na základe vestníka automaticky, nie je potrebné, aby ho lekár/optik aktualizoval sám.
Viacero pobočiek
TISS Optik môže používať malá optika, ktorá nemá pobočky, ale aj veľké siete. Systém práv a privilégií jednotlivých zamestnancov umožňuje dokonalý manažment celej siete.
Online rezervačný systém
V prípade, ak má optika alebo očná ambulancia web od našej spoločnosti, je možné napojiť na web rezervačný systém pre lekára či optika. Je na rozhodnutí optiky, či umožní rezervácie klientom priamo cez webstránku alebo či bude na webstránke dostupný len kalendár voľných termínov. Obsluha v optike obsluhuje rezervačný systém priamo v systéme TISS Optik, kde upravuje časy vyšetrení a klientov, ktorí sa potrebujú objednať telefonicky alebo osobne. Rezervačný systém tak poskytuje úplný prehľad o vyťaženosti lekára/optika.

Prepojenie s webom

Direct maily/newslettre zákazníkom
Zasielanie informačných emailov na adresy klientov či potenciálnych záujemcov o produkt/službu, je povinnou jazdou každého projektu. TISS umožňuje zasielať cielené direct maily vybraným klientom, kategóriám klientov alebo všetkým registrovaným adresám v databáze. Poskytuje tiež informácie, ktorý klient obdržal ktorý newsletter, čo v spojení s predajnými štatistikami vie poskytnúť dôležité informácie o efektivite marketingových nástrojov.

Nastavenie procesov, poriadok vo firme

Systém pobočiek
TISS je ideálny systém pre firmy s pobočkami a viacerými skladmi. Vedenie firmy má prehľad o predaji na každej pobočke, je vecou privilégií a nastavení, aby každá pobočka mala k dispozícii len svoje vlastné údaje a informácie. Zjednotenie pobočiek pod jeden online systém dáva majiteľom detailný prehľad o výkonnosti nielen pobočky ako takej, ale aj individuálnych výkonoch zamestnancov.
Rôzne práva a právomoci zamestnancov
Veľkou výhodou systému TISS je kompletná modulárnosť pri budovaní právomocí pre každého zamestnanca. TISS obsahuje desiatky nastavení, ktoré umožňujú čo najviac personalizovať prácu každého zamestnanca. Je možné individuálne nastavovať aj na prvý pohľad málo podstatné detaily:  napríklad ktorý zamestnanec môže robiť storno, ktorý môže udeľovať zľavy, aké sú povolené maximálne výšky zliav, kto vidí maržu, kto vie editovať údaje v pracovnej karte, kto môže exportovať databázu klientov a mnoho iného. Miera personalizácie je natoľko prepracovaná, že žiadna otázka o možnosti prispôsobiť práva pre potreby našich klientov nás nezaskočila už aspoň dva roky:-)
Online systém, cloudové riešenie
Celý systém je prístupný online tak ako napríklad internet banking. Údaje sú bezpečne uložené na serveroch v správe u našich dodávateľov, ktorí patria medzi najväčších poskytovateľov serverových služieb na Slovensku.
Kontrola zamestnancov
Online systém umožňuje aj skvelý prehľad o práci zamestnancov. Eviduje sa čas prihlásenia a odhlásenia, ale aj kroky práce v systéme. Relatívne jednoducho sa tak dá zistiť, kto kedy zákazku vytvoril, upravil, prijal úhradu alebo vymazal.
Nastavenie procesov
Veľa firiem má problém so správnym nastavením firemných interných procesov a zodpovedností za jednotlivé činnosti. Tým, že TISS umožňuje každému zamestnancovi priradiť konkrétne oprávnenia pre prácu v systéme, je možné docieliť jednoznačné definovanie procesov, kto čo môže urobiť a ako eskalovať konkrétne situácie na nadriadených pracovníkov. Systém počíta aj s manažérskymi účtovníckymi prístupmi. Miera podriadenosti, nadriadenosti je plne v rukách nastavení systému pre každú firmu individuálne.
Používanie čiarových kódov
Čiarové kódy pre rýchlu manipuláciu so skladovými položkami, zákazkami aj nákupmi, sú podporované v celom systéme TISS. Systém ponúka niekoľko spôsobov tvorby týchto kódov od individuálneho vytvárania až po preberanie existujúcich kódových označení. Napríklad inventúru produktov označených čiarovými kódmi potom zvládne personál len za pár minút.

Evidencia financií

Evidencia peňazí v hotovostnej pokladni a ERP
Okrem maloobchodnej ERP systém eviduje aj bežnú pokladňu a pohyby v nej. TISS je možné prepojiť s registračnými pokladňami značky Elcom.
Príjmy mimo tržieb cez ERP
TISS podporuje akúkoľvek evidenciu tržieb v hotovosti aj v inej forme.
Upomienky
V prípade fakturácie zasiela TISS odberateľom upomienky o neuhradených faktúrach. Tak ako celý TISS, aj tieto upomienky je možné nepoužívať alebo používať len u konkrétnych klientov. Texty upomienok aj rozptyl dní medzi jednotlivými upomienkami si volí každý náš klient sám.
Prehľad denných tržieb a štatistiky
Denné, týždenné a mesačné tržby v systéme TISS by mali verne odrážať predaj cez registračnú pokladňu. Táto evidencia slúži najmä na kontrolu zamestnancov a správnu evidenciu predajov v optike.
Evidencia úhrad došlých/vystavených faktúr
Po importe výpisu z bankového účtu alebo po ručne zadanom pohybe v pokladni TISS spáruje prijaté peniaze na bankových účtoch a označí tak došlé aj vystavené faktúry  úhradami, ktoré k nim boli realizované. Následne je možné veľmi prehľadne filtrovať neuhradené vystavené či prijaté faktúry.
Importy bankových výpisov
Do systému TISS je možné importovať výpisy z účtov v elektronickej podobe, čo uľahčuje prácu s úhradami. Je tak možné prehľadne vidieť stavy úhrad vystavených alebo prijatých faktúr.

Pre koho je TISS Optic určený?