Predaj v optike

Evidencia zákaziek, maloobchodný predaj
Evidencia predaja v programe TISS Optic funguje zákazkovým systémom. Zákazka je všetko, čo poskytuje optika klientovi - vyšetrenie, predaj okuliarov, predaj doplnkových produktov - to všetko je zákazka. Zákazka môže byť anonymná (napríklad predaj puzdra alebo roztoku), kde nás nezaujíma, kto je klientom. Zákazka je však vo väčšine prípadov naviazaná na klienta. V zákazke sa evidujú kompletné informácie o predaji: produkty, identifikácia klienta, údaje do výroby a prípadné nálezy optometristu. Predaj môže byť priamo prepojený s eKasou či terminálom. Zákazka však nemusí byť ukončená platbou alebo faktúrou (napríklad keď zákazník zrealizuje zákazku, no príde ju vyplatiť neskôr).
Systém podporuje kombinované platby, zákazník teda zaplatí časť zálohy kartou, časť poukážkami a časť hotovosťou. Kombinácia rôznych foriem platieb sa následne prejaví aj vo vytlačenom pokladničnom doklade.

---

Filtrovanie a hľadanie v zákazkách
Zákazky v predaji je možné filtrovať na základe mnohých parametrov: podľa predajcu, zákazníka, dátumu vytvorenia, ceny zákazky, dátumového rozpätia, pobočky, kde bola zákazka realizovaná, odskladnenia, nevyzdvihnutia a ďalšie. 
Pointou týchto možností je, aby mala obsluha výsledok nájdený okamžite. Preto TISS Optic podporuje aj vyhľadávanie na základe čiarových kódov, mena klienta, jeho rodného čísla, produktu, ktorý nakúpil a ďalších.

---

Exporty do XLS alebo do účtovníctva, doručovateľských služieb
TISS Optic umožňuje viacero druhov exportov dát nielen do XLS súboru, ale aj do vybraných účtovníckych programov. Tým sa zjednoduší práca účtovníkov, ktorí tak majú možnosť prijímať automaticky doklady v elektronickej podobe priamo do účtovného softvéru. Ak optika zasiela produkty na dobierku alebo poštou, TISS Optic má vytvorenú aj komunikáciu pre zadávanie zásielok priamo do systémov vybraných doručovateľských spoločností.

---

Evidencia reklamácií
Modul slúži na evidenciu reklamácií. Obsluha vyplní reklamačný protokol, ktorý systém vytlačí 3x (jeden pre zákazníka, jeden pre optiku, jeden na zaslanie s poškodeným produktom). Po prihlásení do systému je na viditeľnom mieste výrazná informácia o nevybavených reklamáciách, obsluha ich má stále “na očiach” a na žiadnu sa tak nezabudne.

---

Karta klienta/pacienta
Každý zákazník/klient má v systéme svoju kartu s identifikačnými údajmi. Sú k nemu evidované všetky jeho doterajšie nákupy, zákazky s pracovnými kartami (zákazkovými listami) a refrakčnými kartami (ak sa evidujú). Na svojej karte má klient evidované všetky predaje nielen dioptrických okuliarov, ale aj svojich vyšetrení, doplnkových produktov, slnečných okuliarov a podobne.

---

Databáza podľa rôznych vlastností a kategorizácia klientov
Databázu klientov je možné kategorizovať podľa potreby každej optiky. Každá optika má vlastnú politiku kategorizácie pacientov, TISS Optic umožňuje zaradzovať klientelu do kategórií, ktoré si optika zvolí sama. Kategorizácia je vhodná najmä kvôli štatistikám predaja alebo podpore predaja. Najčastejšie kategorizácie sú: “VIP klient”, “Dieťa”, “Pacienti od Dr. XYZ” a iné, na základe ktorých vie optika pripraviť špeciálnu promo akciu pre vybraných klientov. Mnohé optiky si v TISS Optic kategorizujú klientov aj podľa ich povolania, vedia tak lepšie marketingovo cieliť napríklad na vodičov z povolania, programátorov a podobne.

---

Vloženie historických hodnôt alebo vytvorenie kópie pôvodnej zákazky
Pri evidencii pacienta je možné vložiť do systému aj hodnoty staršej zákazky. Do aktuálnej pracovnej karty na výrobu okuliarov je možné preniesť ktorékoľvek hodnoty z predchádzajúcich vyšetrení. Systém pôvodné hodnoty nezmení, len ich prenesie do novej zákazky, obsluha ich vie pre aktuálne potreby samozrejme upraviť. TISS Optic má rozšírené aj základné pracovné a refrakčné karty podľa toho, či sú alebo nie sú potrebné.
TISS Optic dokáže urobiť aj identickú kópiu pôvodnej zákazky a to v prípade, ak zákazník okuliare stratil alebo zničil a chce ich úplne rovnaké.

---

Používanie čiarových kódov
Čiarové kódy pre rýchlu manipuláciu so skladovými položkami, zákazkami aj nákupmi, sú podporované v celom systéme TISS Optic. Systém ponúka niekoľko spôsobov tvorby týchto kódov od individuálneho vytvárania až po preberanie existujúcich kódových označení napríklad u roztokov alebo doplnkových tovarov. Napríklad inventúru produktov označených čiarovými kódmi potom zvládne personál len za pár minút.

---

Režim Elizabeth pre technicky málo zdatných
Elizabeth je špeciálny režim pre optikov a zamestnancov, ktorí "sa nekamarátia" s počítačmi a nových systémov sa doslova boja. Zamestnanci s aktívnym režimom Elizabeth vidia len zoznam zákaziek, vedia urobiť novú zákazku a na konci dňa dennú tržbu. Nič viac. Aby nevideli niečo, čo ich bude stresovať alebo ani nemali pocit, že je v programe "veľa tlačítok".

---

Formulár na opravy okuliarov
V prípade opravy okuliarov je zo systému možné tlačiť formulár na opravy. Obsahuje obrázok obruby, do ktorej sa vyznačí poškodené miesto a vpíše sa poznámka.

---

Práca optometristu a očného optika

Pracovná/zákazková karta zákazníka
Pre výrobu okuliarov je potrebné evidovať viacero parametrov zraku. TISS Optic umožňuje každej optike zvoliť si tie, ktoré chce používať. Je možné používať alebo skryť vypĺňanie priemerov, subjektívnych hodnôt a podobne. Pracovná karta slúži ako podklad pre výrobu okuliarov. 
TISS Optic dokáže pracovnú kartu prispôsobiť každej optike individuálne.
Viac o vizuáli zákazkovej karty nájdete v sekcii Prehliadka programom.

---

Refrakčná karta pre prácu optometristu
Po vyšetrení optometristom sa zistené údaje zapíšu do refrakčnej karty pacienta, ktorá sa ukladá ku konkrétnemu zákazníkovi. Všetky údaje sú na jednom mieste, aj v budúcnosti je tak možné spätne prezrieť “históriu” zákazníka/pacienta. Z refrakčnej karty je následne možné preberať údaje do pracovnej karty na výrobu okuliarov. Používanie refrakčnej karty nie je povinné, niektoré očné optiky ich nepotrebujú, pretože vyšetrenia neposkytujú.
Refrakčná karta obsahuje sekcie aj pre vyšetrenie zraku na účely nosenia kontaktných šošoviek.
Viac o tom, ako vyzerá refrakčná karta, nájdete v sekcii Prehliadka programom.

---

Automatické prenášanie údajov z refrakčnej do pracovnej (zákazkovej) karty
TISS Optic na jeden klik automaticky prenesie údaje z refrakčnej karty do pracovnej karty. Žiadne ručné prepisovanie, ale okamžitý prenos.

---

Prikladanie fotiek, správ a iných súborov k vyšetreniu
K vyšetreniu optometristom alebo aj k okuliarovej zákazke je možné z Vášho počítača alebo špecializovaného zariadenia pripojiť aj súbory, napríklad fotografie. Tieto fotografie sa evidujú a pre vyšetrujúcu obsluhu je tak možné sledovať vývoj nálezu v čase. Je možné pripojiť aj sken vyšetrenia od lekára alebo iné súbory.

---

Sledovanie histórie klienta
Ku každému vyšetreniu alebo zákazke je evidovaná aj jej história, preto sa dá nahliadnuť do starších údajov. Rovnako aj k aktuálnym údajom o produktoch v nej, hodnotách zadaných do výroby skiel, cene, zaplatenej zálohe. V zákazkách sa dá vyhľadávať podľa množstva parametrov - kto zákazku vytvoril, podľa čísla objednávky, dátumov a ďalších vlastností.

---

Evidencia prijatých dokladov, sklad a cenotvorba produktov

Cenotvorba
Systém umožňuje tvoriť ceny produktov na základe vzorcov (indexov) spojených s nákupnými cenami, na základe požadovanej marže alebo podľa vlastného rozhodnutia. S cenotvorbou úzko súvisí aj možnosť priznávať rôzne typy zliav vybraným zákazníkom alebo zliav na základe načítania zákazníckej karty vašej optiky. Ak má obsluha povolené príslušné práva, môže dať mimoriadnu zľavu aj priamo pri predaji.
Systém umožňuje evidovať k jednému produktu vo firme, ale na viacerých pobočkách, evidovať rôzne predajné ceny pre každú pobočku osobitne.

---

Evidencia došlých faktúr, dodacích listov
Dodacie listy k tovarom a prijaté faktúry sa evidujú v TISS Optic najmä v tom prípade, ak sa eviduje aj skladové hospodárstvo. Niektoré optiky evidujú sklad len v účtovníctve a prijaté doklady neevidujú. Modulárnosť a možnosť upraviť TISS Optic priamo pre potreby každej optiky tak umožňuje prispôsobiť, čo a do akej miery sa bude evidovať.
Niektorí klienti využívajúci TISS Optic evidujú došlé doklady len z dôvodu, aby vedeli, na základe akého dokladu konkrétny rám nakúpili. Možností je veľa. TISS Optic sa vie prispôsobiť.

---

Skladová karta a skladová hodnota produktu
Každý produkt má priradenú skladovú kartu, kde sa eviduje primárne jeho názov, predajná cena. Ak optika využíva aj skladové hospodárstvo, eviduje sa aj nákupná cena, marža a štatistiky o predaji tohto tovaru.
V každej skladovej karte je zaznamenaný každý úkon s produktom. Vždy sa sleduje na základe akého dokladu bol produkt nakúpený a za koľko. Systém v skladovej karte eviduje aj klienta, ktorému sa produkt predal. Ak sa produkt nakúpil do zásoby opäť, sleduje aj nové nákupné ceny a vypočítava dynamicky aktualizovanú skladovú hodnotu tohto produktu. 
V každej optike je možné evidovať dynamický prepočet skladovej ceny vždy čerstvo vypočítaný na základe aktuálnych nákupných cien (výpočet sa realizuje ako vážený priemer všetkých nákupných cien) alebo je možné natvrdo nastaviť a ďalej nemeniť skladovú cenu. Dôvody pre jedno alebo druhé nastavenie sú rôzne a odvíjajú sa od potrieb a procesov v konkrétnej optike.

---

Skladové hospodárstvo a inventúry
Ak sa evidujú prijaté dodacie listy a došlé faktúry, je možné evidovať aj stavy skladov a tým pádom mať kompletné skladové hospodárstvo vrátane pohybov, inventúr a výstupov pre účtovníctvo.
V TISS Optic je možné evidovať osobitne výstupy pre komis a vlastný sklad. TISS Optic vie vyhodnocovať produkty nielen za celý sklad, ale aj osobitne podľa dodávateľov alebo značiek.
Najväčším strašiakom pre mnohé optiky je práve realizácia inventúry. Inventúra v TISSe je jednoduchá a intuitívna, jej realizáciu si môžete pozrieť na priloženom videonávode.

---

Hladinové riadenie zásob
V prípade, ak klesne počet zásob konkrétneho produktu pod nastavenú úroveň, systém automaticky notifikuje zodpovednú osobu o potrebe objednať požadovaný počet kusov. Tieto notifikácie sú generované podľa očakávaného predaja na základe minulosti a na základe nastavení produktu.
Funkciu hladinového riadenia zásob využijú najmä optiky so skladovými zásobami šošoviek alebo roztokov.

---

Tlač cenníkov a etikiet/cenoviek
TISS Optik tlačí zostavy cenníkov, ale aj rôzne typy cenoviek. Existuje niekoľko rôznych cenoviek aj vrátane čiarových kódov, ktoré využívajú optiky. Čiarové kódy veľmi uľahčujú prácu nielen pri predaji, ale aj pri inventúre.

Príklady čiarových kódov v optikách:
Uvádzame najčastejšie používané etikety v optikách používajúcich TISS.

---

Presuny medzi pobočkami
Ak má optika viacero pobočiek vo svojej sieti, obsluha môže (ale aj nemusí - závisí na nastavení) vidieť stavy skladov ostatných pobočiek, čím vie zákazníkovi ponúknuť alternatívu, kde svoje okuliare nájde skôr alebo si ich pobočka vyžiada a presunie z inej optiky k sebe. Presuny medzi pobočkami majú dôležitú výpovednú hodnotu v skladovom hospodárstve.
Systém podporuje aj funkciu rôznej predajnej ceny pre jednu skladovú kartu v rôznych pobočkách. To ocenia optiky, ktorých pobočky sú roztrúsené v regiónoch s rôznou kúpnou silou.

---

Používanie čiarových kódov
Čiarové kódy pre rýchlu manipuláciu so skladovými položkami, zákazkami aj nákupmi, sú podporované v celom systéme TISS Optic. Systém ponúka niekoľko spôsobov tvorby týchto kódov od individuálneho vytvárania až po preberanie existujúcich kódových označení napríklad u roztokov alebo doplnkových tovarov. Napríklad inventúru produktov označených čiarovými kódmi potom zvládne personál len za pár minút.

---

Rezervačný systém, rezervácie cez web, eshop

Rezervácie vyšetrení
V prípade, ak optika realizuje vyšetrenia, je vhodné využívať rezervačný systém. Aj ten môže mať niekoľko podôb.

• rezervácie vykonáva na základe telefonických objednávok len obsluha
• rezervácie vykonáva len obsluha, ale na webe aj priamo zákazník. Cieľom optiky má byť presmerovať väčšinu rezervácií na web optiky, aby si klient našiel sám termín, ktorý mu vyhovuje.

Rezervačný systém prispôsobuje výpočet voľných termínov Vami nastavenej dĺžke vyšetrenia a typu vyšetrenia. Rovnako sa doň zaevidujú aj Vaše dovolenky alebo plné termíny. Systém sa klientovi s jeho termínom pripomenie automaticky SMS správou deň vopred.

---

API na prepojenie s eshopom
Pre očné optiky, ktoré prevádzkujú eshop, je k dispozícii API komunikácia. Zabezpečíte si tak tok dát z / do eshopu prepojeného s TISS Optic a jeho jednotlivými modulmi.

---

Kontrola zamestnancov a nastavenie procesov

Rôzne práva a právomoci zamestnancov
Veľkou výhodou systému TISS Optic je kompletná modulárnosť pri budovaní právomocí pre každého zamestnanca. TISS obsahuje desiatky nastavení, ktoré umožňujú čo najviac personalizovať prácu každého zamestnanca. Je možné individuálne nastavovať aj na prvý pohľad málo podstatné detaily:

• ktorý zamestnanec môže robiť storno,
• ktorý môže udeľovať zľavy,
• aké sú povolené maximálne výšky zliav,
• kto vidí maržu,
• kto vie editovať údaje v pracovnej karte,
• kto môže exportovať databázu klientov
• a mnoho iného.

Miera personalizácie je natoľko prepracovaná, že systém sa vie prispôsobiť akejkoľvek požiadavke.

---

Kontrola zamestnancov
Online systém umožňuje aj skvelý prehľad o práci zamestnancov. Eviduje sa čas prihlásenia a odhlásenia, ale aj kroky práce v systéme. Relatívne jednoducho sa tak dá zistiť, kto kedy zákazku vytvoril, upravil, prijal úhradu alebo vymazal. 
V kombinácii s manažérskymi reportami Vás systém upozorní, ak je predaj podozrivý, s nízkou maržou alebo inými podozrivými vlastnosťami.

---

Nastavenie procesov
Veľa firiem má problém so správnym nastavením firemných interných procesov a zodpovedností za jednotlivé činnosti. Tým, že TISS Optic umožňuje každému zamestnancovi priradiť konkrétne oprávnenia pre prácu v systéme, je možné docieliť jednoznačné definovanie procesov, kto čo môže urobiť a ako eskalovať konkrétne situácie na nadriadených pracovníkov. Systém počíta aj s manažérskymi účtovníckymi prístupmi. Miera podriadenosti, nadriadenosti je plne v rukách nastavení systému pre každú firmu individuálne.

---

Optiky s viacerými pobočkami a úspora za servisného technika
TISS je ideálny systém pre firmy s pobočkami a viacerými skladmi. Vedenie firmy má prehľad o predaji na každej pobočke, je vecou privilégií a nastavení, aby každá pobočka mala k dispozícii len svoje vlastné údaje a informácie. Zjednotenie pobočiek pod jeden online systém dáva majiteľom detailný prehľad o výkonnosti nielen pobočky ako takej, ale aj individuálnych výkonoch zamestnancov.
TISS Optic je online softvér, čo poskytuje neoceniteľnú výhodu v tom, že na žiaden počítač sa nič neinštaluje. Nepotrebujete teda nikdy nič aktualizovať na každej pobočke individuálne, všetky nastavenia realizujete Vy z pohodlia domova alebo my na úrovni servera. To minimalizuje aj Vaše náklady na servisných technikov, kedže TISS Optic nemá žiadne špecifické požiadavky na výkon Vašich počítačov. Stačí obyčajný počítač na prezeranie internetových stránok a samotné internetové pripojenie.

---