Sme malá optika, nepotrebujeme skladom niektoré veci, lebo sklad pri všetkom neevidujeme

Moduly systému TISS Optik umožňujú každému nášmu klientovi zapnúť mu len tie funkcie, ktoré skutočne využije. To, čo každá optika potrebuje, si zadefinujeme na spoločnom stretnutí. U niekoho systém pobočiek, u niekoho len systém pre viacero zamestnancov, pri optike s jedným či dvomi pracovníkmi je toho ešte menej. Mieru evidencie v systéme si každý určí sám.
Sklad je natoľko flexibilný, že je možné evidovať niektoré typy položiek ako skladové, ale s tým, že sa nepočítajú samotné počty kusov (napríklad šnúrky alebo sedielka). Niektoré optiky neevidujú ani sklad skiel, v takom prípade slúži sklad len de facto ako cenníková evidencia. Možností je naozaj veľa. Samozrejmosťou skladu je aj komis s reportami o predaných produktoch od konkrétnych dodávateľov.

Sme veľká optika s pobočkami a každý má mať individuálne privilégiá k vlastným skladom, predaju a správe zamestnancov

TISS má prepracované práva a privilégiá každého používateľa. Či už je to manažér, majiteľ, účtovníčka alebo optik. TISS umožňuje každej skupine používateľov navoliť samostatné právomoci, a to, napríklad, čo môžu vidieť, upravovať či vytvárať. Jednotlivým používateľom je možné povoliť prístup do TISS Optic iba z IP adresy prevádzky optiky (podmienené nastavením Vašej siete - musí byť fixná IP adresa), iným používateľom (napríklad majiteľ) je možné prihlásiť sa odkiaľkoľvek. Vo veľkých optikách nájdu uplatnenie aj rôzne výstupy a manažérske reporty potrebné pre ďalšie obchodné rozhodnutia.

Nemáme optiku, ale len ambulanciu, môžeme oddeliť niektoré funkcie?

Samozrejme. Tie, ktoré nebudete potrebovať, sa nebudú používať.

Nepotrebujeme refrakčné karty

Niektoré očné optiky potrebujú len pracovné (zákazkové) karty pre výrobu okuliarov, pri vyšetreniach je potrebné evidovať niektoré údaje v refrakčnej karte. Ak optika nepotrebuje evidenciu vyšetrení do refrakčných kariet, tie sa jednoducho vypnú.
Každá optika má vlastné parametre, ktoré eviduje, a preto sa TISS Optic každej optike prispôsobí. Aj v rámci jednotlivých pracovných údajov je možné viaceré stĺpce vypnúť či zapnúť. Avšak nielen to. Každá optika má dokonca možnosť vytvoriť si vlastný formát, ako bude vyzerať výstup pre klienta na pracovnej karte. Ak je potrebné, zapnú sa stĺpce so zľavami, cenami pred či po zľave, ak to potrebné nie je, jednoducho sa vypnú.

Ako funguje preberanie údajov do pracovnej karty z refrakčnej karty

Veľmi jednoducho - na jeden klik. Tým, že TISS Optik vyvíjali samotní optici, všetky procesy sú navrhnuté tak, aby boli čo najrýchlejšie a najefektívnejšie. Okrem preberania údajov je samozrejmosťou história všetkých vyšetrení. Z histórie vyšetrení môžete použiť namerané hodnoty aj v budúcich zákazkách pre toho istého klienta.

Ako fungujú sumárne zostavy, prehľady a tlačové zostavy? Čo všetko sa dá filtrovať a prezerať?

Prezerať a filtrovať sa dá v podstate všetko – skladové karty, informácie z predaja či obstarávania tovarov. TISS poskytuje aj plnohodnotné výstupy do účtovníctva. Pri skladovom hospodárstve dáva informácie o hodnote skladu, účtovníčkam sumárne zostavy o tržbách a manažérom o štatistikách predaja. Množstvo údajov je možné nielen filtrovať a kategorizovať, ale aj exportovať do viacerých formátov pre ďalšie spracovanie.

Ako funguje automatické spracovanie dávok pre poisťovne na konci mesiaca?

Dávky sa spracúvajú jednoducho – TISS vie, aké je aktuálne dátové rozhranie podľa aktuálneho usmernenia Úradu pre dohľad nad zdravotnou starostlivosťou. Nie je potrebné nijako označovať to, ktorí pacienti do dávok vstupujú – TISS robí selekciu automaticky, pri chýbajúcich parametroch na ne upozorní. Ak teda napríklad chýba dátum z výmenného lístka, TISS to pripomenie ešte pred odoslaním dávky.

Aká je štruktúra pracovnej/zákazkovej karty?

TISS Optic sa prispôsobí Vašim potrebám – stĺpce pre jednotlivé hodnoty v zákazkovej karte sa nielenže nevyplnia, ale vypnú. Nebudú Vás tak rušiť. V prípade potreby v budúcnosti si ich jednoducho zapnete. V kartách je viacero polí, ktoré nemusíte používať.
Okrem toho má každá optika možnosť nadefinovať si vlastný vizuál tejto zákazkovej karty.

Aké údaje vidia klienti a aké tlačové zostavy im TISS vydá?

Vaši zákazníci nevidia žiadne údaje a so systémom TISS neprichádzajú do kontaktu. Aj napriek tomu, že TISS Optic je online, prístup doň máte len Vy a Vaši zamestnanci - používatelia. Údaje spravujete len Vy, umiestnené sú na našich zabezpečených serveroch. Klient dostane od obsluhy len kópiu pracovnej karty, prípadne refrakčnej karty, doklad o úhrade (bloček z registračnej pokladne) a v prípade potreby reklamačný protokol. 
Zákazková aj refrakčná karta sa klientovi nemusí tlačiť, dá sa odoslať aj emailom.

Aké čiarové kódy používa TISS?

TISS pracuje s čiarovými kódmi na viacerých úrovniach. Každá zákazka je označená čiarovým kódom pre rýchlejšiu manipuláciu, vlastný čiarový kód majú aj produkty. Je možné preberať kódové označenie od výrobcu alebo si nasadiť vlastnú logiku kódov. TISS vie do cenníkov a tlačových zostáv tieto kódy tlačiť, vie ich tlačiť na cenovky či cenníky.
Čiarové kódy sa dajú používať aj bez grafickej podoby (tzv. zebry). To využívajú optiky, ktoré nepoužívajú čítačku čiarových kódov (skener), ale chcú mať jednoznačne okódovaný každý produkt.

Je možné predávať zo skladu položky s iným názvom ako je v skladovej karte?

Áno, systém TISS umožňuje oprávneným používateľom v každej firme fakturovať a pracovať so skladom podľa potreby.

Akú tlačiareň potrebujeme?

Obyčajnú, na ktorej vytlačíte pracovnú kartu pre klienta a do výroby. Kvôli TISS Optic nie je potrebná výmena vašej techniky. Tlač bločkov prebieha na pokladniciach značky Elcom a Varos, ktoré podporujú funkcie systému TISS.

Musíme mať registračnú pokladnicu, ak chceme používať TISS Optic?

Nie. Môžete mať aj virtuálnu registračnú pokladnicu alebo pokladnicu (fiškálnu tlačiareň) bez pripojenia na TISS. Aby však TISS priamo zasielal údaje do pokladnice a pokladnica späť do systému, je potrebné mať fiškálnu tlačiareň značky Elcom eFox alebo VAROS FT.

Ako funguje komunikácia s eKasou?

TISS podporuje tlač fiškálnych dokladov jedine z vybraných pokladníc značky Elcom alebo Varos. TISS po zadaní úhrady odošle pokyn na tlač do pokladne, pokladňa vytlačí bloček, počas čoho sa odošlú údaje o dkolade na Finančnú správu a v systéme TISS sa ku klientovi a jeho zákazke zaeviduje prijatá úhrada. Systém TISS Optic nie je pokladňou, TISS len do fiškálnej tlačiarne odosiela informáciu a pokyn k tlači. Závierky a dokumentáciu k pokladni je potrebné mať tak ako doteraz v poriadku.

Čo znamená, že TISS je online a aké sú s tým spojené riziká?

Niektoré programy si stiahnete a nainštalujete. Údaje sú tak uložené len na konkrétnom počítači. Problém nastane, ak sa počítač nenávratne pokazí a dáta sa stratia alebo ak Vám počítač niekto ukradne. TISS Optic je online, nie je teda potrebná žiadna inštalácia. Funguje podobne ako Váš internet banking - prihlásite sa doň po zadaní bezpečnostných údajov z akéhokoľvek miesta na svete. Nemusíte sa teda báť vymeniť v optike počítač, údaje sú centralizované na serveri. S tým súvisí aj otázka bezpečnosti. TISS je rovnako bezpečný ako podobné softvéry v bankách a nie je dôvod báť sa o stratu alebo krádež údajov. Mnoho ľudí sa bojí práve toho, že niekto vnikne do systému a údaje ukradne. Je ale oveľa jednoduchšie predsa prísť a optiku vykradnúť fyzicky, kde sú všetky údaje v účtovníctve a na papieroch. Obavy o bezpečnosť údajov v systéme TISS nie sú odôvodnené.

Ako funguje evidencia záloh pred výrobou okuliarov?

Je na internom rozhodnutí firmy, za akých podmienok a v ktorých prípadoch bude záloha prijatá. Obsluha má po vytvorení zákazky možnosť zaevidovať prijatie zálohy a tento údaj je zaznamenaný na pracovnej (zákazkovej) karte, v samotnej zákazke klienta a klient dostane o zálohe doklad z eKasy. Pri prevzatí okuliarov doplatí rozdiel a dostane ďalší doklad na doplatok. Záloha sa dá zaevidovať kedykoľvek, nielen v momente vytvorenia zákazky, ale kedykoľvek k existujúcej zákazke.

Kde sú údaje uložené a kto k nim má prístup?

Údaje o Vašich zákazníkoch a pacientoch sú ukladané na serveroch v našej správe a v správe našich dodávateľov serverového riešenia. Sú to najväčšie firmy na Slovensku, ktoré poskytujú servery pre banky a iné inštitúcie. Servery sú chránené nielen fyzicky, ale aj ako napríklad Váš internet banking - elektronicky. V systéme TISS je možné nastaviť aj mieru bezpečnosti – napríklad len prihlásenie z konkrétneho počítača alebo IP adresy. Našim klientom s extrémnou potrebou o bezpečnosť dát sa vyhovie práve takýmto nastavením.
Práve kvôli bezpečnosti má každý používateľ v TISS Optic bez výnimky povinnosť meniť si heslo každé 3 mesiace.

Dajú sa ukladať k klientom aj ich nálezy a vyšetrenia, scany či fotky iných dokumentov?

Áno. Ku každému vyšetreniu alebo realizácií okuliarov je možné evidovať rôznu dokumentáciu, ktorú prenesiete do systému z vášho počítača. Funguje to podobne ako pripnutie prílohy do mailu.

Kde sa inštaluje program TISS Optic a čo na to potrebujeme?

Keďže systém TISS pracuje online a neinštaluje sa, stačí len počítač (alebo napr. aj tablet) s prístupom na internet. Spustenie plne funkčného loginu je otázkou pár minút, miera nastavení ďalších niekoľkých kliknutí, kedy sa dospeje k ideálnemu nastaveniu pre potreby každého nášho klienta. Najlepšie však je, že všetky nastavenia vieme pre klientov dynamicky meniť. Stačí nám zavolať alebo napísať email a nové nastavenie či privilégium aktivujeme.

Ako prenesieme dáta do nového systému zo starého?

Pri prechode na TISS Optic je možné preniesť dáta z pôvodného programu. To sa týka najmä evidencie a histórie zákazníkov, vyrobených okuliarí a vyšetrení. Otázka skladu je zložitejšia, treba zvážiť, či sa pred prechodom na nový softvér nezrealizuje inventúra. Bez ohľadu na to je však možné preniesť aj stavy skladu do TISSu.

Obsluha optiky nemá skúsenosti s takým softvérom, všetko sa robilo doteraz na papieri. Bude prechod náročný?

TISS je informačný systém, kde vidí každý len to, čo pre svoju prácu potrebuje. Obsluha optiky, ktorá nevyšetruje alebo nevystavuje faktúry, tieto položky menu zapnuté mať nemusí. Je však na manažmente optiky, aby zabezpečil základné ovládanie počítača a internetu svojimi zamestnancami, čo už ale v dnešnej dobe nie je problém. Spolu so systémom TISS dostane každý nielen školenie, ale aj manuál na základné postupy a procesy. V každej firme je následne menovaný zodpovedný komunikačný personál, ktorý poskytuje ostatným kolegom poradenstvo v prípade problémov s prácou v systéme. Ak je problém zložitejší, kedykoľvek sa môže klient obrátiť na našu podporu mailom alebo telefonicky.
Okrem toho, ak registrujeme problémové používanie nejakej funkcie, na jej použite pripravujeme aj videomanuály.

Ako sa prepojí eshop s TISSom?

TISS je robustný informačný systém, ktorý má okrem optických modulov aj moduly pre skvelú správu úspešného eshopu. Preto je škoda nevyužiť potenciál internetu. Skladové karty, ktoré máte v podstate tak či onak pripravené kvôli predaju sa tak len preklopia aj na Váš web. S vhodnou podporou predaja tak môžete zarábať aj online.

Ako dostanem údaje z TISSu do účtovného systému?

TISS dokáže exportovať rôzne dáta napr. do Pohody, Tangramu, Omegy. Vašim účtovníčkam uľahčíme prácu čo najviac ako to len ide. Exportovať sa dajú nákupy, predaje, kompletné dáta o fakturácii či o zákazníkoch.

Naša účtovníčka nechce, aby sme evidovali faktúry ani maloobchodný predaj v systéme TISS, chce to mať oddelené v inom programe.

To, ktoré funkcie systému TISS sa budú využívať, je plne na rozhodnutí optiky. Nie je nutné vystavovať napríklad faktúry pre zdravotné poisťovne priamo v TISS Optic. Rovnako nie je potrebné mať prepojenie s eKasou. Viacerí klienti používajú TISS len na evidenciu a poriadok v pracovných kartách. Bločky aj faktúry robia mimo systému TISS.

Je systém TISS náhradou za účtovníctvo?

Nie. TISS slúži pre prehľadnú prácu a evidenciu očnej optiky. Evidujú sa klienti, ich vyšetrenia, sklad produktov a celkový predaj. TISS je možné používať aj ako skladové hospodárstvo s presnou evidenciou pohybov na sklade, nie je to však podmienkou. Ak je TISS používaný ako verný obraz skladu, pre účtovné softvéry poskytuje TISS viacero typov výstupov a exportov, ktoré sú do účtovníctva potrebné. Samotné účtovníctvo však TISS nenahrádza. Je však možné viaceré dáta prenášať do účtovníckych programov.

Musíme meniť emaily, web alebo náš eshop, ak chceme TISS?

Nie. TISS funguje nezávisle. Ak ale chcete používať eshop spolu s TISSom, jednoduchšie je pretransformovať eshop tak, aby s TISSom spolupracoval.

K okuliarom potrebujeme odovzdať aj poučenie a prevziať súhlas so spracovaním osobných údajov.

Na všetky tlačové zostavy, ktoré TISS generuje, je možné doplniť akýkoľvek text. To znamená, že sa do pracovnej karty k okuliarom vloží text s poučením pre klienta a rovnako aj priestor na podpis pre súhlas so spracovaním osobných údajov, ktorý klient podpíše na Vašu kópiu pracovnej karty.

Ako funguje ochrana osobných údajov a príslušná dokumentácia?

TISS pri evidencii zákazky eviduje aj poskytnuté súhlasy od klienta - či už súhlas s marketingovým využitím vybraných údajov alebo ďalšie využívané typy. TISS rovnako tlačí na zadnú stranu zákazkovej strany aj texty súhlasov pre podpis klienta. Tieto texty sú individuálne prispôsobiteľné pre každú optiku, kedže každá optika môže mať vlastné formulácie.
Ak sa v systéme evidujú aj informácie s charakterom zdravotnej dokumentácie alebo rodné čísla klientov, je potrebné mať spracované potrebné bezpečnostné projekty. Bezpečnostný projekt resp. smernice sú v kompetencii každej optiky. Naša spoločnosť je plne nápomocná pri spracúvaní tejto dokumentácie, ale dokumentáciu k ochrane osobných údajov si vytvára každá firma, každá optika či ambulancia vo vlastnej réžii. Naša spoločnosť má bezpečnostný projekt v zmysle platnej legislatívy a Nariadenia EÚ o Ochrane os. údajov, ale používaním systému TISS je potrebné upraviť túto dokumentáciu aj u každej firmy používajúcej TISS.

Čo je obsahom manažérskych reportov?

Obsahom sú typy dát potrebné pre hlbšiu štatistiku predaja, kontrolu zamestnancov. Obsahom je aj informácia o maržovosti a výkonnosti pobočiek, časoch predajov (vhodné pre prispôsobovanie a plánovanie zamestnancov na predajni) sledovanie klientely (noví versus vracajúci sa klienti) a ďalšie informácie. Manažérske reporty pravidlene dopĺňame o dopytované údaje od našich optík.

Je možné predať aj položky, ktoré nemáme na sklade?

Áno. Ak je to potrebné, táto funkcia sa dá pre jednotlivých zamestnancov vypnúť, aby bol predaj obmedzený len skutočne na položky z ceníkov a skladu.

Tlačí TISS aj návody na použitie a reklamačné podmienky?

Na všetky tlačové zostavy z TISS Optic je možné doplniť rôzne texty. Medzi tie najčastejšie patrí práve návod na používanie a výťah z reklamačného poriadku (požadované zákonom). Rovnako netreba zabúdať ani na povinnosť uvádzať informácie o spracovaní osobných údajov zákazníkov. TISS tlačí všetky relevantné súhlasy jednak nielen na zákazkové či refrakčné karty ale aj ako samotné tlačové zostavy.

Pre koho je TISS Optic vhodný?

Pre malé rodinné ale aj veľké optiky. Výhodou systému je modulárnosť. Ako je uvedené v rozpise funkcií, všetky funkcie sa dajú vypnúť, zapnúť alebo prispôsobiť pre potreby malej aj veľkej optiky. Mnohé optiky evidujú skladové zásoby na euro presne, iné zase sklad neevidujú vôbec a TISS Optic využívajú len na evidenciu zákazníkov.

Čo keď sa pokazí počítač?

Nič sa nedeje. Systém je online, jednoducho donesiete nový počítač, otvoríte internet, zadáte www.tiss.sk, prihlásite sa a fungujete ako doteraz. Predstavte si to paralelne s internetbankingom: prišli by ste o svoje peniaze cez internetbanking, ak sa vám pokazí počítač, cez ktorý robíte platby? Neprišli. Práve preto, lebo dáta sú ukladané v cloude na našich serveroch tak isto ako peniaze vo vašej banke.

Dá sa TISS Optic zakúpiť jednorazovo?

Naše ceny sú transparentné a prezrieť si ich môžete v časti Cenník. Systém funguje na mesačnom poplatku, v cene ktorého máte množstvo služieb a neobmedzenú mieru podpory na hotline. Systém sa nedá zakúpiť jednorazovou platbou práve preto, lebo ho neustále zlepšujeme, altualizujeme a posúvame vpred.

Môžem pracovať s TISS Optic na Mac-u alebo Linuxe alebo tablete s androidom?

Samozrejme. TISS Optic je online softvér, to znamená, že TISS nikam neinštalujete. Do programu sa dostanete po prihlásení na stránke TISS.sk. Funguje podobne ako internetbanking. Doň sa dostanete nielen z jediného počítača z windowsom, ale z akéhokoľvek zariadenia, ktoré má prístup na internet.

Ako funguje vernostný program?

TISS Optic má vytvorený univerzálny vernostný modul, ktorý funguje na zbieraní bodov. Zákazník dostane vernostnú zákaznícku kartičku s jedinečným číslom. Vyrobené kartičky s vašim logom dodáme my alebo si ich necháte v reklamnej agentúre vyrobiť vy. Pri platení sa načíta táto karta a na kartu sa pripíše počet bodov = suma aktuálnej útraty. Pri ďalšom nákupe je ako forma platby uvedená práve úhrada vernostnými bodmi. to, akú hodnotu má 1 bod, teda 1 utratené euro v predošlých nákupoch, je vecou rozhodnutia optiky. Rovnako je na rozhodnutí optiky, či sú karty prenosné v rodine, úplne neprenosné a kto môže výhody čerpať. 
Ak optika využíva vernostný program, tento program sa líši u každej optiky. Je však super, že TISS vieme na váš zaužívaný režim vo väčšine prípadov napasovať.

Eviduje TISS Optic aj reklamácie?

Áno. Reklamačný protokol je jedna z mnohých tlačových zostáv, ktoré TISS eviduje. Zoznam reklamácií je súčasťou systému.

Sťahuje program cenníky výrobcov skiel automaticky?

Nie. najdôležitejším dôvodom je, že nechceme zahlcovať sklad klienta stovkami novovzniknutých skladových kariet (alebo len cenníkových kariet). Každá optika si vytvára štruktúru skladu skiel na základe našich odporúčaní a táto štruktúra je výrazne jednoduchšia a menšia ako cenníky dodávateľov. Aj napriek tomu je však cenník plne obsiahnutý a v TISSe sa tak nachádza všetko z rôznych cenníkov. Import cenníkov z dátových súborov však možný na individuálne požiadanie je.

Môžu pracovať viacerí ľudia v TISSe naraz?

Áno. Ako sme už uviedli na niekoľkých miestach, TISS Optic je online, nie je teda potrebná žiadna inštalácia. Funguje podobne ako Váš internet banking - prihlásite sa doň po zadaní bezpečnostných údajov z akéhokoľvek miesta na svete. V jednom momente tak vie jeden zamestnanec robiť v naskladnenie nových produktov, druhý predávať v predajni a tretí s ním pracovať v kancelárii. 
Táto otázka je dôležitá napríklad v súvislosti s inventúrou, kedže aj tá sa dá robiť pomocou viacerých počítačov a tabletov naraz, nielen s jedným zariadením. Inventúra tak trvá oveľa kratšie.

Eviduje TISS Optic aj komisný sklad?

Áno. Hodnoty komisného skladu sa dajú pri výpočte a reportoch hodnoty vlastného skladu samozrejme oddeliť a nevstupujú tak do hodnoty majetku optiky. Systém ponúka samozrejme aj prehľad komisných produktov predaných za zvolené obdobie, aby ste vedeli tento report odovzdať komisnému dodávateľovi.
Aj inventúra sa dá realizovať samostatne pre komisné produkty alebo pre produkty v majetku optiky (vo vlastnom sklade).

Aké tlačové zostavy si viem vytlačiť z inventúry?

Po realizovanej inventúre je možné vytlačiť aktuálnu hodnotu skladu (vlastného alebo komisného) podľa rôznych kategórií (napríklad len hodnota skiel, len hodnota doplnkov alebo obrúb a podobne a dajú sa členiť aj podľa dodávateľov). Je možné vytlačiť aj zistené rozdiely a ich vyčíslenie v skladovej cene.
K hodnotám inventúry sa dá vrátiť aj spätne a napríklad tak realizovať 15.1. inventúru s tým, že sa budú porovnávať stavy skladu evidované k 1.1. daného roka. Ide o tzv. spätnú inventúru.
Na všetky tlačové zostavy je možné zároveň dať vlastný nadpis, teda napríklad ak realizujete inventúru k 31.12., ale prakticky ju robíte až 3.1. nasledujúci rok, viete zmeniť hlavičku dokumentu ako "Stav skladu k 31.12.2020".

Máme samostatné IČO na každú pobočku, vieme aj tak fungovať v jednom systéme "pohromade"?

Áno. Jedno IČO nie je problém, pod jeden prihlasovací údaj optiky vieme pripojiť rôzne pobočky, ktoré vystupujú ako samostatné obchodné spoločnosti. Systém vie aj formou presuniek medzi pobočkami automaticky vytvárať faktúry a výdajky/príjemky z presunov medzi týmito formálne oddelenými skladmi.
Aj inventúra sa dá realizovať separátne s hodnotami platnými len pre danú pobočku.